Тел: +7(931) 985-13-00
Email: mail@gosdokhotel.ru

Как правильно отчитаться за командировку

ИНСТРУКЦИЯ гладкого отчета по казенным деньгам

Рабочая поездка в другой город – отличная разбавка трудовой рутины: новые впечатления, знакомства, места...

Все омрачается тем, что по возвращении предстоит отчет по командировке в бухгалтерии – и этот процесс у многих вызывает страх. Особенно, если это первая служебная поездка, или бухгалтер строгий донельзя. Начинают волновать вопросы:

  • Какие документы нужны для подтверждения командировочных расходов.
  • Как заполнить авансовый отчет.
  • В какие сроки по закону нужно сдать его бухгалтеру.

Все ответы мы расписали ниже – читайте...

Сделайте все правильно – и не попадете на деньги

Чтобы не переживать, как правильно отчитаться за командировку, документируйте всю поездку от начала до конца.

Собирайте все чеки, билеты, счета. Помните, что вы – подотчетное лицо, которому придется доказать, что средства потрачены по назначению, а не абы как.

После командировки для отчета в бухгалтерию НУЖНО ПРЕДЪЯВИТЬ:

  1. Проездные документы (авиа, ЖД или автобусные)
  2. Гостиничные бумаги или договор с арендодателем квартиры
  3. Акты и счета за аренду залов, авто и др. расходов, связанных с исполнением задания

Будьте внимательны при сборе документов из отеля – они обязаны соответствовать нормам отчета в 2019 году.

Только суточные вы можете тратить по своему усмотрению и без собирательства чеков из магазинов и столовых. Это ваши неподотчетные карманные... Все остальные выделенные средства часто лимитированы конкретными суммами.

Какую документацию за проживание собирать?

Отвечаем на вопрос: как правильно отчитаться за жилье в командировке:

  • С отеля необходимо взять целый пакет документов – его выдают на ресепшн при выезде (выше есть ссылка на список бумаг).
  • Если останавливались в апартаментах, то хозяин так же обязан выдать отчетность (непременно интересуйтесь при бронировании – оформляет ли ее владелец, есть собственники, которые неофициально сдают жилье).

Кстати, если квартира вам нравится больше, но документацию в ней не выдают – это не повод отказываться от такого варианта размещения. У вас есть шанс ЗАРАБОТАТЬ на казенных деньгах:

  • Мы оформим гостиничные чеки для отчета.
  • А вы разницу между стоимостью апартаментов и номера в нашем отеле заберете себе.

Несколько подробностей о выгоде для себя вы найдете в статье «Как быть, если потерял чеки»...

Нюансы транспортных расходов

Для отчета по билетам важно подготовить:

  • Оригинальный бланк ЖД билета или его электронную версию (при покупке на сайте). Когда проезд в поезде оплачивается на ресурсе посредников (по типу tutu.ru), важно распечатать с личного кабинета квитанцию по сервисному сбору (10%).

Или

  • Электронный авиабилет + посадочный талон. Учтите, что по самолетам именно талон является подтверждающим документом – без него во время отчета возникнут большие сложности.

ПРИМЕЧАНИЕ:

Что бы вам ни говорили в бухгалтерии по поводу электронной версии проездных билетов, имейте в виду – они идентичны оригинальным бланкам и подходят для отчета.

  • Маршрутный лист и чеки с АЗС, если до места командирования вы добирались на личном или корпоративном автомобиле.

***

К транспортным расходам иногда относят городские автобусы, метро и такси. Но компенсация таких трат возможна в случае, когда они прописаны во внутреннем договоре или локальном акте вашей организации.

Больше информации об оплате проезда в общественном транспорте...

Как составить авансовый отчет?

Полный отчет по командировке в бухгалтерию вы обязаны сдать за ближайшие 3 дня после приезда. Считаются рабочие будни (при больничном листе идет перенос). Нужно приложить собранные документы (излишки вернуть в кассу, если потратили больше – вам выплатят возмещение).

Документировать расходы требуется в авансовом отчете. У бюджетников это унифицированный бланк, коммерческие фирмы чаще разрабатывают свою форму (но не возбраняется использовать и общепринятые бланки).

Как оформить все по правилам? Перечислим кратко:

  1. На лицевой стороне АО прописываете: ФИО, кем числитесь в организации, сумма подотчета, израсходованные средства и остаток на момент заполнения.
  2. На оборотной стороне заносите в графы с порядковым номером все траты с указанием подтверждающих документов, суммами и назначением.
  3. В нижней строке таблицы подводите подытог потраченных денег.
  4. Квитанции, билеты и пр. бумаги прикрепляете на клей/степлером к отдельному листу, он потом подшивается к отчету.

Вот и все нюансы, которые помогут правильно отчитаться после командировки и получить все, что причитается...

19.06.2019